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济宁学院是2007年3月经教育部批准设立的一所省属全日制普通本科高等学校，办学溯源于1951年，前身为济宁师范专科学校。2008年11月，创建于1905年的百年名校曲阜师范学校整建制并入。校园坐落在我国古代伟大的思想家、教育家、至圣先师孔子故里，儒家文化的发源地，世界历史文化名城曲阜。
一、档案馆机构沿革和馆藏概况
1980年3月，济宁师范专科学校设立文书档案室，1990年2月正式设立综合档案室，实现了档案的集中统一管理。学校升本后于2009年3月成立济宁学院档案馆，隶属学院办公室，为正科级建制。设馆长1人，专职工作人员2人。其中具有硕士学位1人、本科2人，分别担任高级专业技术职务2人，中级1人。档案馆库房面积140平方，馆藏档案有两大全宗，种类丰富，包括建校以来党群、行政、教学、科研、财会、基建、出版、外事、设备仪器、声像、专题、人物、实物等13大门类，最早的档案始于1950年。截止到2018年底馆藏档案两万余卷。其中党群2275卷、行政2367卷、教学5937卷、科研568卷、产品44卷、基建1632卷、设备350卷（2061件）、出版359卷、外事266卷、财会5100卷、教育学院3733卷、电子档案(光盘)16张、声像档案320卷、实物档案280件、专题档案664盒。
1998年11月，综合档案室达标升级为“省一级”，并多次被省、市档案部门授予“先进单位”荣誉称号。2010年，在山东省教育厅和山东省档案局对全省高校贯彻落实教育部“27号令”情况档案工作检查中，获评“全省高校档案工作优秀单位”。2012年，当选为“济宁档案管理专业委员会”常务理事。2014年，当选“山东高校档案管理专业委员会”常务理事单位。
二、档案馆工作综述
（一）馆舍建设
学院在保障档案管理工作正常经费的基础上，不断加大经费投入，进一步加强档案馆设施设备建设、档案安全管理措施。学校设立了与档案保管要求相适应的面积140多平方米的档案库房，设有单独的阅档室、办公室，实现了档案库房、阅档室、办公室三分开；购置安装了44组108立方米的铁皮密集架；配有“南大之星”档案网络管理系统软件、微机、打印机、复印机、空调等设施设备。2010年初，学校一次性批拨专项经费10余万元购置安装了档案库房安全保护智能管理系统，使档案安全管理水平大幅度提高，为档案工作开展提供了有效保障。
（二）制度建设
1.为深入贯彻执行《高等学校档案管理办法》，进一步规范档案管理工作，济宁学院建立健全了各项规章制度。先后制定了《档案保管制度》、《档案安全保密制度》、《档案库房管理制度》、《档案借阅制度》、《部门立卷归档制度》、《档案修补补充制度》、《档案统计制度》、《档案鉴定、销毁制度》、《档案管理网络工作制度》、《档案工作奖励制度》、《档案工作考评制度》等。2009年5月编制印发了《济宁学院档案管理制度汇编》、《济宁学院档案实体分类法及档案归档范围和保管期限表》、《济宁学院档案管理实施细则》等文件。在《细则》中进一步明确了档案管理工作在学校科学发展中的地位和作用，确立了“学校档案馆是出具档案证明的唯一机构”的权威性地位。
2.为切实贯彻落实好《高等学校档案管理办法》的有关规定，进一步提升全员档案工作意识，规范档案工作管理，学校印发了《关于建立济宁学院部门立卷归档制度的规定》，制订了《济宁学院档案工作检查、考核评比方案》，召开了全校档案工作会议，进行了工作部署和人员表彰。同时，学校还专门聘请专家对专兼职档案员进行业务培训。
通过一系列规章制度的建立与落实，进一步理顺了档案管理工作关系，规范了档案工作管理，实现了学校档案工作有法可依，有规可据，部门立卷有章可循，促进了档案工作的健康、有序发展。
（三）档案基础业务建设
学院为加强学校档案管理工作，专门成立了由院长任主任、分管院长任副主任、各归档部门的主要领导任委员的档案工作委员会。建立健全了济宁学院档案工作三级管理网络，由档案工作委员会、档案馆及44个立卷部门组成。学校实现了各项工作与档案工作“四纳入”、“四同步”的运行机制，真正把档案工作摆上了重要议事日程，把档案工作纳入年度工作计划和工作要点，纳入到领导干部和教职工的年度岗位责任制考核中，纳入档案管理人员的岗位职责范围。在学校重大活动中，专兼职档案员都积极参与，保证所形成的档案资料规范、完整、准确。
由于合校等原因，存在档案门类设立不全、档案材料收集不完整等许多问题。为贯彻落实《高等学校档案管理办法》中档案归档十一大类齐全完整的规定，济宁学院档案馆逐步建立健全档案门类，建设完善档案资源体系。特别值得一提的是新建校区基建档案的收集整理归档。新建校区从2003年5月开始施工，到2004年10月竣工，由于历史原因，资料散落在各个工程单位或者学校相关部门，收集齐全十分困难。为此，学校于2010年3月召开了由校基建处、各工程建筑队、档案馆等相关部门参加的会议。校领导亲自部署，分解任务，责任到人，采取了各建筑队清理上交，基建处督促收集，档案馆业务指导并收集的工作流程。由于领导重视，措施得力，高效实干，历时20多天，二十多位专兼职档案员经过收集、整理、组卷、归档等工序，终于把新建校区的基建档案移交到档案馆。2010年档案馆工作人员及十三位学生利用端午节三天的休息时间又建立了纸质及电子案卷及全引目录。至此，新校区基建档案共整理归档入库1200多卷，实现了十二大档案门类齐全完整，提高了档案的归档率、完整率，档案资源体系建设得以充实和提高。
完善检索工具，建立案卷目录156册。全引目录80册及专题目录、文件字号目录、分类目录等各种检索工具。并基本实现了网上检索建立案卷级机读目录16000条、文件级目录45000条。
（四）安全保管
学校档案作为学校本源性信息资源，是不可再生资源。改善档案保护环境，延长档案保存寿命，防止档案丢失被窃，是档案工作部门一项重点工作。因此，根据国家档案局《档案馆温湿度管理暂行规定》、《档案库房管理暂行条例》等文件规定的档案安全保护管理技术要求，济宁学院建立了档案库房安全保护智能管理系统，实现了档案库房的温湿度自动控制、自动防火报警、自动防盗报警、实时视频监控、定时通风换气等。实现了档案库房档案安全保护由人工管理向现代化、智能化、科学化、人性化管理的转变。此外，为加强档案安全管理，济宁学院还实行了以下措施：一是建立了由分管档案工作的院长、院办主任、安全保卫处处长、档案馆馆长组成的档案安全领导小组；二是成立了以档案馆馆长为组长的三人检查小组，负责每学期对库房全面检查整改一次；三是邀请学校安全保卫处的同志来馆作消防知识讲座及现场演习培训，确定1名工作人员为兼职消防员，负责馆内日常消防工作；四是固定1名人员为库房管理员，负责履行登记手续，温湿度的记录及开关电器、电源、更换防鼠防虫药品、库房通风等工作；五是对保密档案实行专橱保管，固定专人负责保密档案的保存和利用，严格履行查借阅保密档案的审批手续。
（五）数字档案馆建设
2009年初，档案馆人员承担的《济宁学院档案信息化建设研究》课题获得济宁市科技局立项，档案馆起草了《济宁学院档案信息化建设实施申请报告》和《济宁学院档案信息化建设分析和实施方案》，积极推进档案馆数字化建设工作。学院领导非常重视档案数字化建设工作，多次对档案工作信息化同步发展问题做出具体安排部署，指示将档案信息化建设工作纳入学校工作要点，并召开相关部门主要负责人参加的工作会议，专题研究加强档案馆设施设备建设问题，特别是数字化、信息化建设问题，对各项任务、目标进行了具体分工。为推进档案工作信息化建设，学校对多个高校档案管理软件进行了考察、对比，在综合分析后确定了多媒体档案网络管理软件，建立了档案目录数据库，实现了网上立卷归档与纸质文件归档同步进行，档案工作信息化开始起步。同时，建立了学校档案馆档案信息服务网站，在网上建设了虚拟校史馆，使校史馆原有的功能得到延伸和拓展。
（六）档案利用服务
档案馆是提供信息资源服务的机构，要不断加强自身建设，提高服务水平。学校加强专兼职档案工作队伍建设，定期对档案管理人员的业务进行培训和指导，并组织相关人员到山东大学、南京师范大学、山东师范大学、曲阜师范大学、济南大学等高校考察学习，使档案管理人员的素质和工作能力得到提升，学校档案工作综合管理水平得到切实提高。
为配合学校升本、迎评创优、揭牌庆典、平安校园评估、德育评估、本科教学水平评估、特色专业的评选、建章立制、校史年鉴的编写等重大工作和重要活动，档案馆提供了大量档案材料及数据。档案也已经成为学校教学、科研、管理等各项常规性工作开展中不可缺少的信息资源，其中学籍学业成绩、招生就业（毕业分配）等教学档案，干部任免、机构设置、职称聘任、教职工工资套改等文书档案，基建、科研项目等档案利用率较高。档案资料的价值在学校办学中越来越得以充分体现，并取得显著社会效益。
为提高档案资源的利用效率，方便广大教职工查阅相关信息资源，档案馆整理汇编了多种材料和检索工具。编写了《教学工作评价资料汇编》、《学校历届学生名单》、《大事记（1970-1997）》、《历届教代会简介》等材料，编撰了《济宁师范专科学校专升本备查目录》、《济宁师范专科学校德育评估备查目录》、《案卷目录》、《全引目录》、《分类目录》、《人名索引》、《文件字号索引》等检索工具176册，提高了服务效率。
加强校史展厅的管理和利用，充分发挥校史展厅的学校文化宣传、教育展示功能。校史展厅成为上级领导、兄弟院校等来校考察交流必到场所，成为认知学校、感悟学校发展的窗口。开创了学校档案工作服务的新领域，拓宽了档案工作服务渠道。
（七）开发利用成果
济宁学院档案馆充分利用档案信息资源，进行档案管理的研究。共获得省级开发利用档案信息资源二等奖2项、三等奖5项；累计撰写档案专业论文20余篇，分别发表在全国各地的核心期刊、省级刊物及高校学报上，其中在核心期刊上发表12篇；课题《档案信息化建设研究》获山东省软科学三等奖；论文获济宁市社会科学优秀成果奖2次。
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