关于做好2023年文件材料立卷归档工作的通知
各单位、各部门：
为顺利完成2022年度文件材料立卷归档工作，现将有关事项通知如下：
（一）文件材料立卷归档范围
凡是在2022年学校党群、行政、教学、科研、产品、外事、基建、资产设备管理、财务会计、出版发行等各项工作及活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体、实物等不同形式不同储存介质的历史记录均属归档范畴，机构撤销或合并的单位、部门及往年应归档但尚未归档的文件材料集中归档，同时提供电子与纸质的卷内目录。今年归档工作因受具体因素限制，分为三个阶段，第一阶段收集教学、外事、基建、资产设备管理、财务会计、出版发行、音像七大门类；第二阶段收集党群、行政、科研、专题、实物等五大门类。第三阶段收集2023年的教学档案。
各单位应归档的文件材料具体范围参见附件1。
（二）立卷归档时限
第一阶段2022年度的文件材料集中归档范围及时间见附件2。第二阶段和第三阶段集中归档时间待定。请各单位、各部门按段按时做好立卷归档工作。
（三）立卷归档要求
按照档案管理相应的法律、法规及行业标准规范，我校继续实行部门预立卷制度。各单位、部门的分管领导及兼职档案员负责本单位、部门各类文件材料的收集、整理和归档工作，并对立卷归档文件材料的完整性、准确性、规范性负责。
卷内目录一律采用宋体小四号字、题名加粗、A4纸打印，样本见附件3。纸质及电子档案移交时需同时提供档案移交目录的电子版及纸质版目录两份，纸质版由分管档案工作的领导签字并加盖单位公章，表格由档案馆网站首页《下载中心》栏目选取。电子的移交目录和卷内目录请发邮箱：jnxydagbgs@163.com
各单位、各部门对归档材料审核无误、加盖公章后移交；学籍档案打印清晰完整，结业学生信息应在学籍上有所标注，待毕业时补交相应的证明材料，以保证学籍档案的真实完整。
立卷归档的具体要求请参见《济宁学院档案管理制度汇编》。
（四）其他事项
在立卷归档过程中，如遇业务问题请与档案馆相关人员联系，见附件2，档案馆负责业务指导。
联系电话：3196072；办公室：行政楼A109、A110
档案馆
2023年6月6日
