关于印发《济宁学院档案实体分类法》的通知
各单位：
为适应我校档案工作的发展和管理现代化的需要，实现我校档案实体分类及业务建设各环节的标准化、规范化，根据国家教育部和国家档案局共同制定的《高等学校档案实体分类法》，制定了《济宁学院档案实体分类法》。现印发给你们，望各系、各部门切实加强领导，认真组织实施。
济宁学院办公室
2009年4月16日
济宁学院档案实体分类法
第一章 编制说明
一、编制目的
为了适应高等学校档案工作日益发展的需要，统一全国高等学校的档案实体分类，实现高等学校档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，促进高等学校档案工作的科学管理，充分发挥高校档案的作用，使之更好地为学校工作和经济社会服务，特编制本分类方案。
二、编制原则
（一）本法的编制以国家教育部颁布实施的《高等学校档案实体分类法》为依据，遵循档案学基础理论和形式逻辑原则，所规定的各项内容应符合高等学校档案工作的实际，具有较强的科学性与适用性。
（二）类目设置必须有相对稳定性。不受偶然因素、短期行为的影响，一般不随意改变。相对于《高等学校档案实体分类法》本表增设了声像、实物和人物3个特殊类型档案一级类目。
（三）类目排列，档号结构的确定须符合逻辑原则，充分考虑学校档案记述和反映事物属性与形式的不同，严格按照从总到分、从一般到具体的原则划分。做到各类之间，各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和等于上位类目的外延，同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。
三、体系结构
本方案由编制说明、主表和各门类档案档号编制三部分组成。
编制说明是本方案的编制目的、编制原则、体系结构、类目设置和档号模式、标识符号等若干重要问题的解释。
主表由类目、标识符号、注释等组成。
各门类档案档号编制包括档号的编制原则、结构、模式和标识。
（一）一级类目的划分
一级类目是高校档案实体分类的最高层位。根据高校现有档案门类和发展的需要，参照《高等学校档案实体分类法》确定为十个一级类目，3个特殊类型档案一级类目，其名称、标识符号和主要内容如下：
十个一级类目
DQ党群
学校党群部门和各单位在党群工作中形成的文件材料。
XZ行政
学校行政部门（教务、科研、校办产业、基建、设备、出版、外事和财务等部门除外）工作中形成的文件材料。
JX教学
学校教学工作管理和教学实践活动中形成的文件材料。
KY科研
学校科研工作管理和科研实践活动中形成的文件材料。
CP产品生产与科技开发
学校校办产业门市、企业和有关单位在产品生产、科技开发管理活动过程中形成的文件材料。
JJ基本建设
学校基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。
SB仪器设备
学校仪器设备工作管理和仪器设备申购、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、注销报废等各个环节中形成的文件材料。
CB出版
学校出版工作管理和出版业务活动中形成的文件材料。
WS外事
学校外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。
CK财会
学校财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。
三个特殊类型档案一级类目
SX声像
反映学校历史发展和主要职能活动中的照片、录音带、录像带、磁盘、光盘、胶片等各种非纸质材料及相应的文字材料。
SW实物
学校在公务活动中受赠的具有纪念意义的礼品、党和国家领导人以及来宾来校视察、访问时题写或赠送的字画、学校教职工创作的获省、市级以上奖励的书画作品、学校各部门或个人在学术研究和其他各种活动中获得的省、市级奖励的奖状、证书、奖杯和其他具有重要纪念意义的实物。
RW人物
学校历任院级领导干部、学科带头人、知名人士和著名校友等在各种重要活动和进行学术研究时形成的文件材料。
一级类目的标识， 由该类目名称主词的汉语拼音的首字母组合而成，如“XZ”即“Xing Zheng”（行政）的简称。
二级类目的设置和标识
二级类目是对一级类目的细分。一般根据某一门类档案的形成规律和特点，结合档案反映的内容进行设置。根据《高等学校档案实体分类法》二级类目的设置原则，学校十三类档案全部设二级类目。
二级类目的标识，采用“双位制”。如“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。
三级类目的扩展和标识
根据《高等学校实体分类法》三级类目的设置原则和学校档案工作的特点，部分二级类目下设三级类目。
三级类目的标识方法和符号与二级类目相同。
四、档案的实体排架问题：
为了维护档案的整体性和检索方便，根据《高等学校档案实体分类法》关于档案实体排架的规定，学校档案排架不考虑保管期限，但编定档号前，在不影响案卷之间有机联系的前提下，可将永久、长期排在前面。档案排架按年度——一级类目横向排列。
五、关于交叉问题的处理
各门类关系密切的管理性文件处理的原则是：除涉及全校，全局的外，一般归入相应门类档案保存；各门类档案中，除密不可分配套的声像材料外，其余均归入声像档案单独保存，但要按规定内容在纸质载体、不同声像载体之间进行参见。
第二章 主 表
一、DQ党群类
11．党务综合类
分党委、总支、直属支部综合材料入此。
12．纪检
监察工作材料入此。
13．组织
党校工作及离退休干部材料入此。
14．宣传教育
学生思想政治教育工作文件材料入此。
15．统战
民主党派、政协委员、人大代表材料入此。
16．工会
教职工代表大会、妇女工作、“三育人”材料入此。
17．团委
学生社团材料入此。
二、XZ行政类
11．行政综合类
学校评估、校史、教代会等材料入此。
12．人事
师资培养、离退休工作材料入此。
13．审计
14．安全保卫
15．总务
16．档案、图书、文博
三、JX教学类
11．综合
教职工及学生运动会、教学评估、优秀教学质量评奖、本专科联合办学、学生工作管理材料入此。
12．研究生教育
13．全日制本、专科教育
13.1学科与实验室建设专业设置入此。
13.2招生
13.3学籍管理
学生奖惩材料入此。
13.4课堂教学与教学实践
13.5毕业生
毕业生信息反馈工作入此。
13.6教材
13.7学位
14．成人教育
(此类三级类目仿全日制本、专科教育三级类目划分)
四、KY科学研究
11．综合
科研管理、学术活动材料入此。
12．按科研项目设置类目
五、CP产品生产与科技开发
11．综合
校办产业和科技开发工作管理性材料入此。
12．按产品种类和项目设置类目
六、JJ基本建设
11．综合
基建工作管理材料入此。
12．按单项工程设置类目
七、SB仪器设备类
11．综合
仪器设备及国有资产管理材料入此。
12．按仪器设备种类设置类目
八、CB出版类
11．综合
12．校报
13．刊物
14．书稿
15．音像
九、WS外事
11．综合
12．出国（境）
13．来校
14．国际合作与会议
外国留学生工作材料入此。
15．外国留学生工作
国际合作与会议材料入此。
十、CK财会类
11．综合
12．会计报表
13．会计帐簿
14．会计凭证
15．工资清册
奖金，奖学金、助学金发放名册入此。
十一、SX声像
12．照片
13．录音带
14．录像带
15．幻灯片
16．磁盘
17．影视胶片
18．缩微胶片
19．光盘
十二、SW实物类
12．奖状、荣誉证书
13．奖杯、奖牌、锦旗
14．礼品、纪念品
15．字画
16．印章
17．其他
十三、RW人物类
12．按人物姓名设置类目
