各单位：
根据今年的工作安排，档案馆定于12月26日前集中接收2009年前形成的各类档案。现将有关事项通知如下：
一、立卷归档的范围
（一）2009年前学校在党政管理、教学管理、科研、对外合作与交流、基本建设、资产与设备管理、财务管理、出版发行、科技等各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体形式的文件材料，具体载体形式包括：纸质、照片、光盘、磁盘等。
（二）2009学年前学校在本专科教育、网络教育、继续教育等教学管理、教学实践和教学研究活动中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体形式的文件材料。其中主要包括：
1、各单位形成的有关教学综合管理、学科与实验室建设、招生管理、学籍管理、学生奖惩、课堂教学与实践、毕业生管理等文件材料。
2、2009年6月毕业的全日制专科生的学籍档案（学籍卡、成绩表、论文成绩评定表、论文目录、优秀论文、照片、学生奖惩材料）。
3、2009年12月毕业的成人毕业生的学籍档案。
4、2009年前自编教材、优秀教案和优秀教学成果等。
二、立卷归档的要求和方法
（一）按照《高等学校档案管理办法》，学校实行档案材料形成单位立卷制度。各单位要充分认识档案工作的重要性，加强领导，统筹安排，做好归档文件材料的收集、整理、立卷及数据录入工作，在规定的时间内向档案馆移交。
（二）各单位要不断提高部门文件材料的归档率和案卷合格率，保证归档文件材料内容齐全、完整、有效。要注意审查请示报告是否有批复（无批复请签字注明），正式公文的附件是否齐全，重要文件材料是否有相应的标识（例如加盖单位印章、领导人或经办人签字）等具体问题。所有立卷归档的文件材料须是原件，复印件原则上不得归档。
（三）上级来文和学校统一编号制发的公文，由承办部门或拟稿单位立卷。
（四）电子文件与纸质文字材料须同时归档。各单位应注意电子文件的收集、归档，文本型、数据库、图像等电子文件可直接发送到档案馆的邮箱jnxydag@126.com。各单位形成的有保存价值的大型数据库、音频、视频、图像库文件也可以光盘、磁盘的形式直接向档案馆移交。
（五）兼职档案人员有变动的单位，请与档案馆联系培训事宜。
联系电话：3196072
联系地址：行政办公楼学校档案馆A109、A116室
档案馆
2009年12月10日
