济院办〔2009〕31号
关于济宁学院部门立卷归档的规定
一、基本原则
（一）依法归档，集中管理
《济宁学院档案管理办法》中规定：“各单位必须按照国家规定，定期向学校档案馆移交档案，不得以任何借口拖延或拒绝归档。学校所有工作人员在其从事教学、科研、管理、医疗、生产等各项公务活动中形成的各种载体、形式的文件材料，必须按照国家有关归档的规定，收集齐全并及时向档案馆或本单位档案工作人员移交，集中管理。任何个人不得据为己有。对个人在非职务活动中形成的重要文件材料，学校档案馆可通过征集、代管等形式进行管理”。
（二）部门立卷
教育部令第 27 号《高等学校档案管理办法》第十六条高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。 学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。
二、档案归档原则、主要内容、重点和不归档范围
各归档文件整理单位平时按以下归档原则、主要内容、重点和范围，收集文件材料。
（一）归档原则：归档的文件材料必须对本校、社会有史料和研究价值，有参考或凭证作用；能够反映学校各部门职能活动的全过程，保证完整、准确、系统；必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系和成套性，符合管理工作的特点。
（二）归档主要内容包括党务、行政、教学、科研等系统的内容，具体范围见《档案归档范围和保管期限表》。
（三）归档重点是本校在各项活动中形成的不同载体、不同形式的文件材料，特别是全局性、综合性文件材料，其次是上级和其他单位发来的文件材料。上级来文中以针对本校指令性、指导性文件和需要本校承办的文件材料为主。
（四）不归档文件材料范围
1.上级机关普发的供参阅、不办的文件；
2.上级机关发来供工作参考的抄件；
3.未定稿的文件及图纸等（包括上级机关征求意见稿）；
4.无查考价值事务性、临时性文件；
5.重份文件及图纸等；
6.未经会议讨论、未经学校领导审阅、签发未生效的文件，一般性文件的历次修改稿、打印文件的各次校对稿（学校主要领导亲笔修改稿及负责人签字的最后定稿除外）；
7.从正式文件上摘录供工作参考的非证明材料；
8.无特殊保存价值的信封，一般性表态，询问一般性问题，提出一般性建设性意见的人民来信；
9.学校内部互相抄送的文件材料，不应履行公文的行文、介绍信等；
10.为参考目的从各方面收集的文件材料；
11.本校负责人兼任外机关职务形成与本校无关的文件材料；
12.非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料；
13.未生效的合同、协议、单据；
14.未按管理程序列入计划、未经鉴定的不计工作量的个人项目。
三、档案归档流程
（一）收集、分类整理
按照《济宁学院各类档案归档范围及保管期限》将本部门的文件材料收集齐全，分年度、分类别、分问题、分保管期限进行收集整理。
1.先将文件材料按其形成或针对的年度分开。
一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度，无批复的请示归入请示年度；跨年度的规划、计划，归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，归入会议开幕的年度；法规性文件，归入公布或批准年度。
2.将分年度的文件材料按十大类分开。
3.将分类别的文件材料按其内容所反映的问题、事物分开。
4.最后将文件材料按照保管期限分开。
（二）立卷组合
立卷组合一般应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密，以便于查找利用为原则。同一内容的文件材料组成一卷或数卷，每卷不超过200页。
（三）排列卷内文件材料（按重要程度或时间顺序）
1.批复、批示在前，请示、报告在后；
2.正件在前，附件在后；
3.正本在前，定稿在后；
4.转发件在前，被转发件在后；
5.上级通知在前，上报材料在后；
6.文字材料在前，图表在后；
7.非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；
8.基建图纸按图的类别序号排列；
9.其它文件材料按时间顺序排列。
（四）修整文件材料
对在装订线以外有字迹或破损的文件材料要进行加边、修补和裱糊。对较大的表格，要适当地折叠。去掉文件材料上的金属物,档案文件材料上不能留有曲别针、书订、大头针等金属物。
（五）编写页号
用铅笔对卷内文件编页号，无论单面或双面只要有字迹，均应一面编写一个页号。页号的位置在每面材料非装订线一侧的上角，正面右上角，反面左上角。每卷文件材料为一个流水号，即1、2、3……N。
（六）卷内目录
卷内目录位于文件之前，必须用激光打印机打印，公文用纸采用国际标准A4型，并留有便于装订的空白位置，左边距不少于25mm，其他边距不少于15mm。
1.序号：以卷内文件排列先后顺序填写的号码。
2.文号：文件制发机关的发文字号，如“国发[1998]6号”，其中[1998]不得简写成[98]。
3.责任者：制发文件的组织或个人，对文件负有责任的发文机关或署名者，责任者应按文件照录，可写通用的简称，领导人讲话或以领导人名义发布的文件，可填写领导人姓名。
4.案卷题名：案卷题名即案卷标题，由立卷人自拟。案卷题名应简明确切，结构完整，一般不超过50个汉字。其常用结构：作者-时间-问题(内容)-名称(文种)。 作者一般指卷内文件主要责任者，要写出全称或通用简称，不得简称为“本校”、“上级”等；名称(文种)应按重要程度顺序标注几种主要文件文种，除会议文件外，不 “XXX文件材料”，除一般函件外，不得用“XXX来往文书”。正确的写法应如:“济宁学院2007年度教职工人员名册”。
5.日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注。
6.页号：卷内每一份文件的首页编号，页号采用阿拉伯数字编写，最后一份文件应填写起止页号。
（七）立卷归档时间
1.党政部门和按年度归档的部门（含外事档案、出版档案、财会档案）在次年六月底以前归档。
2.教学部门和按教学年度归档的部门应在本年寒假前归档。
3.科研、基建项目和专题性、成套性档案，在项目完成通过鉴定验收后两个月内归档。
（八）移交和验收
1.各部门立卷完成后及时移交档案馆。移交时双方必须对档案案卷进行严格检查和验收，是否符合质量标准和规范的要求，如有问题，档案馆提出整改意见，并限期改正后方能移交归档。
2.获得市级以上表彰的奖状、奖旗、奖杯、证书和具有特殊意义的实物，在单位存用三年后移交或随时移交档案馆。
3.声像档案、电子档案与纸质档案同步归档，互为备份。
4.移交档案时必须履行交接手续，填写案卷移交目录一式两份，卷内目录一式两份、另备电子版一份，以备查考。
5.案卷移交目录填写移交单位、接收单位、移交经手人、接收人。
移交单位：立卷单位全称。
接收单位：济宁学院档案馆。
移交经手人：兼职档案员签名。
接收人：档案馆相关人员签名。
二〇〇九年十二月二十日
主题词：档案工作 立卷归档 通知
（共印30份）
